皆さんこんにちは。前回は「業務効率化」とは何か、なんのために行うのかについて説明しましたね。(https://yarikuri.co.jp/business-efficiency/)
今回は、もう少し具体的に業務効率化の取り組むうえでのポイントについてお話ししていきます。
業務効率化のポイント
①現状の把握 業務効率化においてまず重要なのが「現状把握」です。 部署ごとに、どの部分を・どのように改善すべきか、を詳細にまとめていくことから始めましょう。
②目的や目標、スケジュールの設定 業務効率化を何のために・誰のために・どの程度・いつまでに行うのかを明確にし、従業員や経営層にまで共通意識として浸透させることが大切です。ゴール地点をしっかり決めてから、そこまでの道のりを逆算していくイメージで最適なスケジュールを設定しましょう。
③PDCAサイクル 業務効率化への取り組みを三日坊主で終わらせないためには、PDCAが欠かせません。PDCAとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)のサイクルを反復するという方法のことです。業務の改善策を実施した後で効果の検証を行い、次に生かしていくことで更なる業務効率化を目指せるはずです。
業務効率化の注意点
業務効率化は、行ったからといってすぐに結果が出るとは限りません。なので長期的な視点を持って取り組むことが重要です。目先の効率化にとらわれすぎて、スピードばかりを重視すると商品・サービスの質の低下にもつながりかねません。
また、「ムダ」をなくそうとして、安易に作業時間を短縮してしまう会社も少なくありません。これでは従業員の負担が大きくなるだけです。従業員の負担が大きくなった結果退職者が増えてしまっては本末転倒です。
作業時間と品質のバランスを保つことも業務効率化を成功させるためには無視できないポイントです。
おわりに
ここまで、業務効率化の取り組み方と注意点についてお伝えしてきました。 正しい手順と認識を持って取り組めば、業務効率化の成功が見えてくるはずです。
みなさんも業務効率化について理解を深めて、会社や仕事から「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしていきましょう！
弊社では、業務効率化・コスト削減を目指すお客様のサポートを行っております。ご興味のある方はぜひお気軽にご相談ください。