新型コロナウィルスの世界的な蔓延によって、多くの企業が売上を減少させています。
そのような状況下で、コスト削減は世界中どのような企業においてもより重要なテーマになってきていると言っても過言ではないでしょう。業績が良かろうと悪かろうとコストは必ず存在しますし、少ないに越したことはありません。
しかしコストだからといって何でもかんでもやみくもに削減するとマイナスに作用してしまうこともあります。コスト削減は正しい手順で適切に取り組まなくてはなりません。 そこで今回は「オフィスでできる」コスト削減についてご紹介していきます。
１、オフィスにおけるコスト
オフィスにおける経費を削減したい場合、どのように取り組んでいけばいいのでしょうか。まずは、主な5種類の経費について説明し、それぞれの削減案を具体的にご紹介していきます。
①賃料・契約費コスト 全体で大きな割合を占めるのが、自社オフィスの賃料です。一般的に賃料の平均は、粗利に対して10~20%程度と言われています。また、オフィスリースの契約時に必要な敷金・礼金も、負担の大きいコストです。敷金は賃料の6か月～1年程度に設定されるケースが多く、多額の初期費用といえます。
②ITコスト
業務に使うパソコン・タブレットなどのハードウェアにかかる代金や、オフィスソフトやセキュリティソフトなどのソフトウェア、Webサービスの運営に必要なネットワークにかかる費用を総称して「ITコスト」と呼びます。売上高に対するITコストの割合は約1%を占めます。( 一般社団法人 日本情報システムユーザー協会「企業IT動向調査2015」)
③エネルギーコスト
エネルギーコストとは、オフィスの維持管理に欠かせない光熱費(電気・水道・ガス代)のことを指します。そのなかでも特に大きな割合を占めるのが電気代です。売上高に対する電気代の割合がもっとも大きいのは宿泊業で、売上高100万円につき電気代は45,087円、つまり売上高の約4.5%が電気代です。一般的にオフィスの規模が大きくなるほど光熱費は増加すると言われています。
④消耗品費
1個あたりのコストは小さい消耗品ですが、総額で見ると決して無視できないコストです。印刷に使うコピー用紙やボールペン、マーカー、ホチキス、のりなどの文房具が消耗品費の代表例です。
⑤オフィス用品コスト
オフィス用品コストとは、コピー機、プリンター、FAXなど、OA機器の購入・リースにかかる料金の総称です。オフィス用品コストは、先述したエネルギーコストや消耗品費とも密接に関係しています。従業員数が多く、多数のOA機器が稼働している企業では、電気代やコピー代も増加します。また、従業員の残業時間が増えるほど、OA機器の稼働時間も増加します。そのため、経費削減の効果が高い項目の1つといえます。
２、コスト削減案
①オフィス移転やシェアオフィスを検討する まずは、そのオフィスが事業規模に合っているのかを再確認しましょう。オフィスの立地は信頼性やアクセスの良さにつながり、クライアントからの評価にも影響します。しかし、利益に見合わない家賃を払い続けて、経営が立ち行かなくなっては本末転倒です。現状で利益に見合わない家賃であれば、利益に見合ったオフィスへの移転、あるいはシェアオフィスという選択肢も含めて検討するべきです。
②ITコストはリースやレンタルで
IT機器は進化のスピードが早く、多額のコストをかけてPCやタブレットを購入しても、数年後には新しくより高機能の機種が発売されます。リースやレンタルを活用すれば、初期費用を抑えつつ、スムーズに最新機器へ移行することも可能です。ただし、レンタル契約は長期化するほど購入費用よりも総額は高くなりますので、その間に利益を上げて自社で購入するといった対策も必要になります。
③エネルギーコストは小さな積み重ねが重要
エネルギーコストを減らすには、必要のない照明はこまめに消したり、エアコンは一定の温度に保ち、付けたり消したりしないようにする、など小さな努力の積み重ねが大切です。また、蛍光灯をLEDに替えたり、テレワークの実施を進めることなどでも削減は可能です。
④消耗品費はまとめて購入
事務用品は一つ一つが大きな金額ではないため、無くなったらその都度購入して買い足すということもあるでしょう。しかし長い目で見ればその費用も決して少なくありません。こうした使用頻度の高い事務用品などの備品はまとめて購入して、一つあたりの単価を下げることでコスト削減になります。
⑤オフィス用品コストは中古品の購入も
オフィス用品に関してもIT機器と同じようにレンタルやリースが有効です。また中古品で代用するという選択肢もあります。
まとめ
オフィスコストの削減を意識しすぎて業務効率が悪化してしまうことがあります。オフィスコストの削減は、あくまでも費用対効果を重視して考えるべきであることを忘れてはいけません。
まずは現状の課題から、変革が必要なポイントを明確にし、コスト削減計画書などを作成し、大きく削減できる項目から取り組んでいきましょう。増益を期待しにくい現在の状況では、会社全体で協力体制を作って日々のコスト削減を積み重ね、利益を少しでも大きくすることが大切です。
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