皆さんこんにちは。前回は業務効率化の取り組み方について具体的に説明しました。(https://yarikuri.co.jp/business-efficiency-2/)
今回は、業務効率化において特に有用性が高いと考えられる事例を紹介していきたいと思います。業務効率化の方法はさまざまですが、数多く取り入れればいいというものでもありません。その会社や部署に適したものを見つけ出す必要があります。そこで今回は4つの代表的な事例を見ていきましょう。
１、業務自体を無くす or 減らす
「果たしてこの会議は何のためにやってるの？」 おそらく多くの人がこんな経験をしていると思います。会議自体に意味がなければ、会議の時間だけでなく、その会議のための資料を作る時間もムダだということになります。不要だと感じたものは思い切って廃止してしまうのも重要です。
２、自動化
かならずしも人間が行わなくてもいい業務に限って量が多かったりしますよね。例えばそれがExcelを使う業務の場合、「マクロ」という自動化技術を使えば一気に効率が上る場合もあります。効率アップだけでなく単純なミスを無くすことにもつながります。
３、文書の電子化
現在多くの企業で実践されているのが、文書の電子化です。電子化すれば印刷やコピーといったムダを無くせるうえ、データの保管や取り扱いがよりスムーズになりますし、損失の危険性も格段に下がります。
４、リモートワークの導入
昨今のコロナ禍によってさらに必要性が高まっているのがリモートワークです。リモートで業務が行えれば通勤時間やムダな出張もなくすことができ、コスト削減だけでなく社員のストレス削減にもつながります。
おわりに
今回紹介した例以外にも、アウトソーシングや業務担当の変更、専門家に意見を求めるなど業務効率化の方法はたくさんあります。しかしあくまでも重要なのは「それぞれにあった方法」を「いろいろと試行錯誤してみる」ということです。
みなさんも業務効率化について理解を深めて、会社や仕事から「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしていきましょう！
弊社では、業務効率化・コスト削減を目指すお客様のサポートを行っております。ご興味のある方はぜひお気軽にご相談ください。